Outlookで生産性を向上させるための11のヒント

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Outlookで生産性を向上させるための11のヒントOutlookの18のヒント
Outlookの18のヒント
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何百万人もの人々がMicrosoftOutlookを使用して、職場と自宅の両方で電子メールとカレンダーを管理しています。これはその有用性の証ですが、実際には、その機能を最大限に活用する方法を実際に知っている人はほとんどいません。

いくつかの簡単なトリックを学ぶことで、時間を節約し、より効率的に仕事をすることができ、さらには自宅と職場の生活を同期させることができます。これらのヒントは、Outlook 2013、2016、2019、およびMicrosoft 365を対象としていますが、多くは古いバージョンのOutlookにも当てはまります。

ヒント1:クイックパーツを使用して繰り返し入力を排除する

標準のテキストブロックを定期的に入力する必要がある場合は、次のように保存できます。 「クイックパート」 メールに簡単に挿入できます。

  1. コンポーザーウィンドウでテキストを強調表示します。

  2. クリック "入れる" タブをクリックして、リボンメニューを展開します。

  3. 選択する 「クイックパーツ」 と選択します 選択内容をクイックパーツギャラリーに保存します。」

  4. クリック "わかった" ポップアップフレームで、新しいクイックパートフレーズを保存します。

将来、同じテキストブロックを入力し始めると、提案としてポップアップ表示されます。打つ "戻る" テキスト全体を挿入します。マウスでフレーズを選択することもできます 「クイックパーツ」 落ちる。それを右クリックして配置オプションを表示するか、クイックパーツやその他の「ビルディングブロック」を編集および管理します。

ヒント2:将来配信するメッセージを書く

すぐに共有したくないニュースやメッセージがある場合、Outlookでは指定された時間まで配信を延期できます。

  1. メールを書いて、受信者を追加します。通常どおりにすべてを送信する準備をします。

  2. 「オプション」タブをクリックします。その下にフライアウトメニューが表示されます。

  3. クリック 「配達の遅れ」 または、「送信" ボックス、OutlookのバージョンとOSによって異なります。

  4. ポップアップフレームで、受信者にメールを受信させる日時を選択し、[ "選ぶ" また "送信" OutlookのバージョンとOSによって異なります。

  5. クリック "送信" 終了時。

  6. Exchangeサーバーを使用している場合は、Outlookを閉じることができます。 POPまたはIMAPを使用している場合は、指定された送信時間が経過するまでアプリケーションを開いたままにしておく必要があります。

送信する前に、日付と時刻を更新したり、メッセージを完全に削除したりすることもできます。訪問 「ドラフト」 フォルダをクリックしてクリックします 「送信をキャンセルします。」 次に、メッセージを再作成して、新しい日付または時刻に送信できます。

ヒント3:一般的な検索用のフォルダーを作成する

メッセージリストの上にある検索フィールドに単語やフレーズを入力すると、いつでも現在のフォルダを検索できます。ただし、頻繁に検索される用語の場合は、 "検索" フォルダ。

に移動します "フォルダ" タブを右クリックします 「検索フォルダ」 作成します。さまざまなテンプレート(特定の人からのメール、重要としてマークされたメールなど)から選択するか、を使用して独自の基準を設定します。 「カスタム検索フォルダを作成する」 オプション。

新しい検索フォルダが、Outlookウィンドウの左側にあるフォルダペインに表示されます。それをクリックすると、選択した条件を満たすメッセージが表示されます。右クリックして選択します 「フォルダ名の変更」 便利な名前を付けます。

ヒント4:クイックステップで定期的なタスクを自動化する

受信メールを同僚に転送したり、受信者のグループを会議に招待したりするなど、特定のタスクを定期的に実行していることに気付いた場合は、 クイックステップ 時間を節約できます。事前定義されたセットがあります クイックステップ の真ん中で タブですが、この機能の真の力は、独自の機能を定義することにあります。

ドロップダウン矢印をクリックして、 「新しいクイックステップ」 マウスを1回タップするだけでメッセージを分類、移動、フラグ付け、および削除できるカスタムの一連のアクションを作成します。

内の右下のセクションにある引き出し矢印をクリックします。 「クイックステップ」 リボングループは、ショートカットを複製および編集できるダイアログを開き、テーマにさまざまなバリエーションを作成できるようにします。

ヒント5:ルールと条件付き書式を使用してメールを並べ替える

NS 「ルール」 のドロップダウン '動く' のセクション '家' タブには、メッセージが到着したときにメッセージを自動的に処理するためのルールを作成および管理するためのオプションがあります。クリックする前にメッセージを選択すると、同様のメッセージに影響を与えるルールを作成するように提案されます。選択する 「ルールの作成」 また、送信者、受信者、サイズ、日付など、チェックするすべての種類の基準を設定するオプションが表示されます。設定した基準に一致するメールをどうするかを選択することもできます。

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同様の機能は 条件付き書式、をクリックすると表示されます 「表示設定」 に続いて "意見" タブ。これはメッセージを移動または処理しませんが、特定の条件に一致するメールを指定されたフォントと色で表示するため、受信トレイですぐに見つけることができます。

ヒント6:不要なメッセージを自動的に消去する

スペースを節約したり、扱いにくいメールトレイルを整理したりする場合は、 掃除 Outlook2013以降のツールが役立ちます。メールでの会話全体を分析し、後続のメッセージ内で完全に引用されているメッセージをすべて削除します。これにより、後続のメッセージを確認することで、発言内容を確認できます。

使用するには 掃除、のドロップダウンメニューをクリックします "家" タブをクリックして、単一の会話を整理するか、フォルダ全体を整理するかを選択します。設定をさらに制御するには、[ "設定" ポップアップアラート内のボタンをクリックして、どの種類のメッセージをカリングし、何をそのままにしておくかを選択します。

ヒント7:メールとカレンダーへのアクセスを委任する

特定の状況またはイベントで、他の人にOutllokアカウントへのアクセスを提供する必要がある場合は、他の人に一時的に受信トレイと予定を管理させることができます。これを設定するには、 "ファイル" タブをクリックし、 "アカウント設定" ドロップダウンして選択します 「アクセスを委任します。」 クリック "追加" アクセスを許可する人の名前を入力します。

権限のドロップダウンのセットが表示されます。デフォルト設定では、代理人はカレンダーとタスクリストにアクセスして更新できますが、メールと連絡先は非公開のままです。必要に応じて権限を調整できます。

ノート: 代理人は、自分と同じバージョンのOutlookを使用している必要があり、アクセスするアイテムはExchangeサーバーに保存されている必要があります。代理人は、ハードドライブにあるメールボックスにアクセスできなくなります。

ヒント8:開封確認を管理する

ありがたいことに、Outlookは、開封確認メッセージを送信する前に許可を求めるのに十分な動作をします。をクリックすると、その動作をさらにカスタマイズできます。 "ファイル" タブ、開く 「オプション」 を選択する "郵便" 表示し、下にスクロールして '追跡' セクション。送信される受信要求の頻度を構成するには、次を選択します。 "いつも" また "一度もない、" または、独自の領収書リクエスト設定を構成します。

便利なオプションの1つは、実際に開封されたときに通知を要求することなく、メールが受信者のメールサーバーに到達したことを確認する配信確認をリクエストする機能です。

ヒント9:タイムゾーン

仕事で出張する場合、Outlookでの会議や予定の不満が間違った現地時間に表示されることがわかります。ありがたいことに、設定内からタイムゾーンを制御できます。下 "ファイル、" 探す 「オプション」 選択します "カレンダー" あなたを開くには 「タイムゾーン」 設定。ローカルタイムゾーンを変更すると、メールのタイムスタンプとカレンダーのエントリが適切なオフセットで表示されます。

また、表示する2番目のタイムゾーンを構成して、たとえば、帰宅した時刻を追跡したり、海外の同僚が営業時間中に確実にキャッチできるようにするための時刻を確認したりすることもできます。不便な時間帯に連絡してください。クリック 「スワップタイムゾーン」 ある場所から別の場所に簡単に切り替えることができます。

ヒント10:付箋機能を使用する

Outlookには、重要な情報を思い出したりメモしたりするのに役立つ付箋機能が組み込まれています。押す 「Ctrl + Shift + N」 Outlookインターフェイスのどこからでも新しいメモを作成し、画面上のどこにでもドラッグして配置できます。デフォルトでは、メモは淡黄色で表示されますが、カテゴリに割り当てることができます。これにより、メモは関連する色に切り替わります。

メモを管理するには、をクリックします "ノート" 下部のアイコン '意見' パネル。そこから、メモをコピー、整理、および印刷できます。ウィンドウの右上にあるフィールドから、特定のテキストを含むメモを検索することもできます。

ヒント#11:暗号化された電子メール

Outlookの18のヒント

メッセージが本当にあなたからのものであることを証明したい場合は、Outlookが電子メールに暗号で署名できます。さらに一歩進んで、テキストと添付ファイルを暗号化して、キーを共有した受信者だけがそれらを読むことができるようにすることもできます。これを設定するには、[セキュリティセンターの設定]をクリックして開きます。 「ファイル|オプション|トラストセンター」 と選択 「電子メールのセキュリティ。」

メールの暗号化とデジタル署名の追加は、関連するボックスにチェックマークを付けるのと同じくらい簡単ですが、作成してインポートする必要があります デジタルID まだ持っていない場合。クリック 「デジタルIDを取得…」 無料の電子メール証明書を提供するComodoを含むさまざまなプロバイダーへのリンクを確認します。


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