Googleドキュメントを閲覧したユーザーを確認する方法

Googleドキュメントは、誰が何をしているのかを見失うことなく、複数の人が1つのドキュメントを同時に編集して作業できるため、コラボレーションに最適なツールです。

あなたまたはあなたの組織がGoogleドキュメントを使用している場合、チームの誰がどのドキュメントをいつ閲覧したかを知ることは有用な情報になります。ドラフト、利用規約、最新の提出物、ポリシーと手順、またはその他の重要なドキュメントを全員が確実に読むようにすることから、誰がいつ何をしたかを確認できることが不可欠です。

最近まで、誰がGoogleドキュメントを閲覧したかを確認できませんでした。誰が編集したかはわかりますが、誰が読んだかはわかりません。彼らが保存、編集、コメントを残さなかった場合、特定の人がドキュメントの最新バージョンを読んだかどうかはまったくわかりませんでした。

また、読み取り専用の権限でGoogleドキュメントを共有できるため、ドキュメントを確認しても変更を加えないことを意図して、一部のユーザーとドキュメントを共有できます。

Googleドキュメントの現在のバージョンでは、設定を構成して、誰がGoogleドキュメントを閲覧したかを確認できます。これを自分で行う方法を見てみましょう。

GSuiteアクティビティモニター

G Suiteは通常、コラボレーションが不可欠な組織で使用されます。 G Suiteを使用して他のユーザーと定期的に共同作業を行う場合は、アクティビティモニターを使用して、Googleドキュメントファイルの表示履歴を確認できます。

これを行うには、次の手順に従います。

Googleスプレッドシートファイルを開く
上昇傾向をクリックします 矢印アイコン 右上にある、またはに移動します ツール プルダウンメニュー
を開きます アクティビティダッシュボード
クリックしてください すべての視聴者 組織タブ用

このプロセスにより、各ビューアの最後のビューの日付と時刻を含む、ドキュメント内のビューを追跡できます。

Googleドキュメントに[アクティビティモニター]オプションが表示されない場合は、G Suiteバージョンではなく、無料バージョンのGoogleドキュメントまたは個人アカウントにログインしている可能性があります。

視聴者とコメントの傾向

アクティビティモニターでは、Googleドキュメントを閲覧したユーザーを確認できるだけでなく、ユーザーがドキュメントを閲覧またはコメントしたときの傾向を確認することもできます。

視聴者の傾向： 7日間から常時まで、選択した任意の期間におけるユニーク視聴者数の棒グラフを表示します。

コメントトレンド： 7日からすべての期間にわたるコメントトレンドの棒グラフを表示します。

Googleドキュメントで履歴の表示をオフにする

何らかの理由でドキュメントの表示履歴をオフにしたい場合は、次の簡単な手順に従って行うこともできます。

Googleスプレッドシートを開く
上昇傾向をクリックします矢印ドキュメントの右上にあるか、に移動します ツール プルダウンメニューから
を開きます アクティビティダッシュボード
選択する プライバシー設定
[ドキュメントの設定]で、 このドキュメントの閲覧履歴を表示する オフに

このオプションは、個人版または無料版のGoogleドキュメントでも利用できます。ドキュメントで作業しているが、最終的なリビジョンを共有する準備ができるまで共同編集者に知らせたくない場合は、表示履歴をオフにすることができます。

Googleスプレッドシートを開いて、をクリックすることから始めます設定.

[設定]メニューでは、[アクティビティダッシュボード]設定を使用して表示履歴をオフにすることができます。これを「オフ」の位置に切り替えたら、[OK]をクリックして変更を保存します。

Googleドキュメントに誰が変更を加えたかを確認する方法

特に規制された業界で働く場合は、バージョン管理が非常に重要です。バージョン管理は、Googleドキュメントがしばらくの間うまくやってきたことです。ドキュメントには、誰がドキュメントを編集、保存、または共有したかが表示されます。これは実際にはGSuiteだけでなく、個人のGoogleドキュメントでも機能します。

バージョン管理に関心がある場合、またはファイルをロックダウンせずに変更を加えてはならない変更を誰も行っていないことを確認したい場合は、次の手順に従って確認できます。